Инвойс
Одна поставка. Согласованные документы.
Договор, инвойс и упаковочный лист должны описывать один заказ. Сверяем данные, разбираем расхождения с поставщиком и собираем актуальные версии перед оплатой и отправкой.
Досье поставки / CC
- Договор
Кто участвует и на каких условиях
- Инвойс
Что покупаем и сколько оплачиваем
- Упаковочный лист
Что и в какой упаковке отправляем
В одном файле 12. В другом 10. Почему?
Ошибка или частичная отгрузка? Покажем на условной поставке серверов: что сравниваем, кому задаём вопрос и как могут выглядеть данные после подтверждения.
Исходные данные
Инвойс12 шт.
Упаковочный лист10 шт.
Упаковочный лист
Нужно уточнить
Количество требует пояснения
Возможно, две единицы отправят позже. А возможно, в одном файле ошибка. Не подгоняем цифры: сначала выясняем состав именно этой партии.
- Что делаем
- Подтвердить частичную отгрузку или запросить исправление у поставщика.
- Кто подтверждает
- Поставщик и заказчик
Не нужно ждать полного комплекта.
Пришлите то, что уже есть, и расскажите, что планируете оплатить или отправить. Мы поможем определить, каких сведений не хватает.
Черновики тоже подойдут. Важно отметить, какая версия актуальна и что поставщик уже подтвердил.
Предложение или договор
Что покупаете, у кого и на каких условиях. Если договор ещё не готов, начнём с предложения или переписки.
Инвойс и спецификация
Счёт поставщика и описание заказа: модели, количество, цена и валюта.
Данные об упаковке
Упаковочный лист, вес, размеры и маркировка мест. Если груз ещё не упакован, уточним, когда появятся данные.
Контекст вашей задачи
Страны отправления и назначения, текущий этап, желаемые сроки и вопросы, которые уже возникли.
От файлов к конкретным действиям.
Не просто отмечаем разницу в документах. Помогаем получить пояснения и согласовать исправления с теми, кто отвечает за данные.
Сверяем
Сопоставляем стороны, товар, количество, суммы и упаковку. Отделяем недостающие сведения от противоречий.
На выходеСписок вопросов по конкретным полямУточняем
Обсуждаем расхождения с поставщиком и участниками сделки. Изменения подтверждает сторона, выпускающая документ.
На выходеПодтверждения и согласованные правкиСобираем
Повторно сверяем обновлённые файлы. Отделяем актуальные версии от черновиков, отмечаем открытые вопросы.
На выходеКомплект файлов и следующие действия
Понятно, что готово. И чего ещё не хватает.
Не нужно искать последнее согласование в переписке. Видно, какой файл актуален, что ещё уточняется и от кого ждём ответ. Формат результата согласуем под вашу задачу.
Список расхождений
Что не совпадает, что нужно уточнить и кому адресован каждый вопрос.
Актуальные документы
Согласованные версии и отметки о том, какие сведения ещё ждут подтверждения.
Следующие действия
Что запросить у поставщика и какие вопросы передать перевозчику или профильному специалисту.
Лист сверки поставки
| Документ | Статус | Комментарий |
|---|---|---|
| Спецификация | Согласовано | Единое обозначение модели R240 |
| Инвойс | На уточнении | Подтвердить количество в текущей партии |
| Упаковочный лист | Ждём данные | Получить маркировку мест от поставщика |
Следующий шаг
Получить подтверждения поставщика и повторно сопоставить обновлённые версии.
Связываем бумаги с реальной отправкой.
Для вывоза важны не только данные в инвойсе. Нужно понимать, какой груз передаётся, как он упакован и какие документы могут подготовить участники.
Что делаем мы
Уточняем у поставщика состав документов, собираем данные о товаре и упаковке, согласуем вопросы с участниками перевозки. Следим за получением недостающих сведений.
Где нужен профильный специалист
Таможенные коды, разрешения, сертификация и юридические заключения требуют отдельной профильной проверки. Поможем собрать вопросы и организовать взаимодействие в рамках поручения.
Сверка данных не заменяет обязательные проверки и не гарантирует одобрение платежа или выпуска груза. Объём нашей работы согласуем заранее.
Условие поставки тоже должно быть однозначным
Если стороны используют Incoterms®, один код без деталей не описывает всю договорённость. Перед заказом сверяем формулировку с реальным маршрутом и документами.
Правила Incoterms® на сайте ICCПравило и редакция
Одинаково ли стороны понимают выбранный термин и указанную редакцию правил?
Названное место
Достаточно ли точно обозначено место передачи или назначения для выбранного правила?
Действия сторон
Кто организует перевозку, какие расходы и риски обсуждены, кто готовит нужные сведения?
Условия оплаты, состав товара и другие обязательства согласовываются отдельно в договоре. Это ориентир для подготовки вопросов, не юридическое заключение.
До отправки первых файлов
Можно начать с одного инвойса?
Да. По нему разберём исходные данные и уточним, что нужно получить дополнительно. Готовить полный комплект до первого разговора не обязательно.
Вы сами исправляете документы поставщика?
Собираем замечания и согласуем правки с ответственным участником. Документ должен подтвердить тот, кто его выпускает: мы не подменяем поставщика и не меняем условия сделки без согласования.
А если платёж или отгрузка уже задерживаются?
Расскажите, на каком этапе возник вопрос, и передайте полученный запрос банка, перевозчика или другого участника. Сначала разберём причину и доступные материалы; возможность и сроки помощи обсудим после этого.
Это включает таможенное оформление?
Сверка и координация документов сами по себе не означают таможенное оформление. Если нужна такая работа, отдельно определяем её состав, исполнителя и условия участия.
Есть вопрос по документам? Давайте разберём.
Расскажите, что нужно оплатить или отправить и на чём остановилась подготовка. Поможем определить следующий шаг.
Обсудить документы
Для первого обращения достаточно короткого описания.